Bei der Einführung von Q.wiki ist es wichtig zu entscheiden, welche Art der Dokumentation dein System sein soll. In der Praxis hat sich gezeigt: Statische Managementsysteme dienen nur als Nachweismanagementsystem und stiften im Arbeitsalltag wenig Nutzen.
Statisches Managementsystem – Die Probleme
Statische Systeme funktionieren häufig nach dem Prinzip komplexer Flussdiagramme (z. B. via Business Process Management). Das Problem: Sie sind schwer zu verstehen und stiften keinen praktischen Nutzen für den Alltag.
Warum statische Prozessabbildungen nicht funktionieren:
- Sie bieten neuen Mitarbeitenden zu wenig Information
- Sie erfordern Hintergrundwissen – sind nicht selbsterklärend
- Ein hoher Schulungsaufwand ist nötig, weil die Darstellung nichts erklärt
- Informationen sind nicht transparent und schwer herauszulesen
- Sie lassen sich schwer verändern und „leben" nicht
Lebendiges Managementsystem – Die Lösung
Ein lebendiges System ist eines, das von deinen Mitarbeitenden täglich gepflegt und weiterentwickelt wird. Hier sind die Vorteile:
- Der gesamte Wissensschatz deines Teams ist gebündelt und transparent – besonders an Schnittstellen
- Mitarbeitende bringen kontinuierlich neue Erkenntnisse und Best Practices ein
- Abläufe werden selbstständig optimiert, weil die besten Praktiken dokumentiert sind
- Inhalte sind praktisch nützlich für den Alltag
- Schritt-für-Schritt-Anleitungen („Kochrezepte") mit allen benötigten Details, um Arbeitsaufträge eigenständig zu erfüllen
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