Der Nutzungsreport in Q.wiki

Entdecke die Lebendigkeit deines Managementsystems

Die Effektivität und Lebendigkeit deines Q.wiki-Systems bestimmen seinen Mehrwert für dein Unternehmen. 

Fragen wie "Wie gut wird Q.wiki genutzt?" oder "Wie lebendig ist unser Q.wiki?" sind zentral, wenn du das System administrieren und optimieren möchtest. 

In diesem Artikel erfährst du, wie du diese Herausforderungen meisterst und welche Werkzeuge dir dabei helfen können.

Herausforderungen im Überblick:

• Nutzungstransparenz: Wie misst du die aktive Nutzung?
• Inhaltsoptimierung: Wie identifizierst und entfernst du veraltete Inhalte?
• Prozessfreigaben: Wie oft laufen Freigabeprozesse?
• Systemänderungen: Wie viele Änderungen erfolgen über die Zeit?

Der Nutzungsreport ist (mit Key-User Rechten) im Werkzeugmenü zu finden und zeigt Statistiken von Q.wiki (ab Release im Juni 2022).

Es werden grundlegende statistische Daten erfasst, die zur Auswertung der Lebendigkeit des Systems herangezogen werden:

1. Lese- und Schreibzugriffe

Der Nutzen deines Managementsystems wächst mit dessen Nutzung. Wiederkehrende Nutzung durch viele Mitarbeitende ist für uns daher der Indikator für wirksame und wertschöpfende Managementsysteme. Die Lesezugriffe spiegeln den „Gesamtkonsum“ des Managementsystems wider. Dabei belegen die Lesezugriffe die aktuelle Relevanz des Dokumentierten – und damit die gegenwärtige Relevanz des Managementsystems im Unternehmen. Lesezugriffe dokumentieren, wie oft Seiten geöffnet werden, während Schreibzugriffe die Anzahl der Speichervorgänge erfassen. Wichtig zu beachten ist, dass Schreibzugriffe unabhängig von der Qualität der Änderungen gezählt werden. Die stetige Aktualisierung der Dokumentation ist vor allem für die Zukunft wichtig – so bleiben die Inhalte immer aktuell und damit relevant. 

Tipp: Nach unserer Erfahrung ist ein Verhältnis von 1:8 bis 1:12 von Schreib- und Lesezugriffen ein gesunder Wert. Anders gesagt: Wenn circa jeder zehnte Zugriff ein Schreibzugriff ist, hält dieses Verhältnis Ihr Managementsystem nachhaltig wirksam.

2. Interaktivität

Die Interaktivität gibt die Anzahl der User mit schreibenden Zugriffen pro Monat an. Hiermit kannst du feststellen, wie dezentral das System ist: Je höher die Interaktivität, desto mehr Mitarbeitende arbeiten im Managementsystem und nehmen Änderungen an den Dokumentationen vor. Die Interaktivität liefert dir also konkrete Zahlen, wie viele deiner Kollegen aktiv Änderungen einbringen. Solltest du viele Schreibzugriffe, jedoch eine geringe Interaktivität haben, ist dies ein Zeichen dafür, dass nur wenige Nutzer für viele schreiben. 

Sind viele Mitarbeitende im System aktiv, hast du den Schritt "weg von der Abhängigkeit von Einzelpersonen" hin zu einem partizipativen System geschafft! Ein guter Indikator für die Akzeptanz eurer Unternehmensabläufe.

3. TOP 10 Bearbeiter 

• Diese Kennzahl hilft dabei, die aktivsten Benutzer zu identifizieren und die Dynamik innerhalb von Abteilungen zu analysieren.
• Die monatliche Analyse dieser Kennzahl kann Jahreszeiten oder projektbedingte Schwankungen in der Nutzung aufzeigen.
• Es ist wichtig, diese Daten nicht isoliert zu bewerten, da sie keine direkte Aussage über die Qualität der Beiträge liefern. 

4. Freigegebene Seiten:  

Die freigegebenen Änderungen zeigen die Summe der finalen Freigaben innerhalb des ausgewählten Zeitraumes an. Damit sind sie ein Indikator für einen funktionierenden Freigabeworkflow. Viele Änderungsvorschläge mit wenig Freigaben könnten bedeuten, dass sie sich im Kreis drehen. Die Anzahl der Freigaben hängt von der Anzahl der Änderungen und damit den Schreibzugriffen ab – sind diese Zahlen über einen längeren Zeitraum in einem ähnlichen Verhältnis, zeugt das von einem schnellen Freigabeworkflow und sichert damit die Dokumentation nahezu in Echtzeit. Dies impliziert eine hohe Aktualität der dokumentierten Inhalte und das ist spitze!

Seitenstatistik (über das Drei-Punkte-Menü):  

• Häufig aufgerufene Seiten können auf gut aufbereitete oder häufig benötigte Informationen hinweisen. 
• Seiten, die kaum aufgerufen werden, könnten potenziell überarbeitet oder archiviert werden, um das System effizienter zu gestalten. 
• Hole dir Tipps zum Gestalten von Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen

Q.wiki-Enterprise-Systeme

Durch Hinterlegen eines Google Analytics Identifier in Q.wiki, können die Features von Google Analytics in Q.wiki genutzt werden. Auswertungen, z.B. zur Nutzung des Systems, sind somit möglich.

Der Support unterstützt bei der Einrichtung des Identifiers, nachdem dieser kundenseitig angelegt wurde.

Die alten Statistiken werden finalisiert in Q.wiki vorgehalten. Diese sind für die einzelnen Bereiche über die URL [Bereich]/WebStatistics, also bspw. www.meinqwiki.de/Processes/WebStatistics abrufbar.