Modul Generator: Grundfunktion des Veranstaltungsplanungs Moduls

Geändert am Do, 2 Apr um 4:14 NACHMITTAGS

Hinweis: Das in diesem Artikel vorgestellte Veranstaltungsplanungs-Modul ist auf Basis der Standard-Modulvorlage des Modul Generators erstellt worden. Die mit dem Modul Generator erstellten Module können auf die individuellen Anforderungen angepasst werden. Diese Anleitung beschreibt die Grundfunktionen der Standard-Modulvorlage.

Ziel des Moduls

Das Veranstaltungsplanungs-Modul unterstützt dich dabei, wiederkehrende sowie einmalige Veranstaltungen strukturiert zu planen. Zudem kannst du in dem Modul Veranstaltungsvorschläge sowie zugehörige Aufgaben verwalten.

Vorgehen

Im Modul werden neue sowie bekannte Veranstaltungen vorgeschlagen.

Wird eine neue Veranstaltung vorgeschlagen, wird die Marketingabteilung darüber informiert und bewertet die Veranstaltung. Die Marketingabteilung entscheidet auch darüber, ob aktiv (mit Messestand/Vortrag) oder passiv (als Besucher) teilgenommen wird. Nachdem alle Rahmendaten festgehalten und die Entscheidung getroffen ist, beginnt die Planung. In dieser Phase werden die Verantwortlichkeiten festgehalten.

Nach der Durchführung folgt die Nachbereitung. Hier wird eine Bewertung der Veranstaltung dokumentiert, um zukünftige Teilnahmententscheidungen zu erleichtern. Ist die Bewertung positiv und soll an der Veranstaltung erneut teilgenommen werden, wird eine Vorlage für diese Veranstaltung angelegt.

Modul-Elemente

Neue Veranstaltungsidee

Eine neue Veranstaltungsidee wird direkt im Modul angelegt und mit den Rahmendaten spezifiziert. Dazu gehören:

Titel der Veranstaltung
Format, Thema etc.
Start- und Enddatum
Ort und Kosten
sowie weitere Anmerkungen

Sind alle wichtigen Informationen eingetragen, speicherst du den Antrag. Danach erscheint die Übersicht der Veranstaltung, die du über den Freigabeworkflow vorschlagen kannst. Mit der Statusänderung wird die Marketingabteilung über den Vorschlag informiert.

Nach der Vorschlagung bewertet die Marketingabteilung die Veranstaltung und entscheidet, ob aktiv oder passiv teilgenommen wird oder ob die Teilnahme verworfen wird. Spätestens nach dieser Entscheidung musst du den Bereich Planung ausfüllen. Hier werden folgende Punkte festgehalten:

Wer ist Verantwortlich
Das Messeteam
Der Vortragende
Das Material
Auf- und Abbau
Der externe Ansprechpartner

Im Bereich Durchführung werden alle anstehenden Aufgaben und To-dos zugewiesen und nachgehalten.

Nach der Durchführung folgt die Nachbereitung. Hier werden folgende Punkte festgehalten:

Die Besucheranzahl
Anzahl geführter Gespräche
Auswahl: „Würdest du wieder teilnehmen?"
Kommentare und Verbesserungsvorschläge
Die Gesamtbewertung

Wiederkehrende Veranstaltungen

Für Veranstaltungen, an denen regelmäßig teilgenommen wird, lohnt sich eine Vorlage. Diese wird in der Modul-Übersicht angelegt und enthält alle Rahmendaten der Veranstaltung sowie einige standardmäßige Aufgaben als Voreinstellung. Das erspart dir, die gleiche Veranstaltung regelmäßig neu anzulegen.

Mögliche Anpassungen

Das Veranstaltungsplanungs-Modul erfordert keine zwingenden Anpassungen und ist sofort einsatzbereit.

Bevor du das Modul nutzt, sollte die Rolle Marketing noch den entsprechenden Nutzern zugewiesen werden. Außerdem kann der Workflow dem Modul individuell an dein Unternehmen angepasst werden.

Diese notwendige organisatorische Vorarbeit sollte nicht unterschätzt werden. Unsere Beraterinnen und Berater unterstützen dich gerne bei der Einführung und individuellen Konfiguration des Moduls.