Modul Generator: Grundfunktion des Protokoll Moduls

Geändert am Do, 2 Apr um 4:14 NACHMITTAGS

Tipp: Das in diesem Artikel vorgestellte Protokoll Modul ist auf Basis der Standard Modul Vorlage des Modul Generators erstellt. Mit dem Modul Generator erzeugte Module können auf deine individuellen Anforderungen angepasst werden. Diese Anleitung beschreibt die Grundfunktionen der Standard Modul Vorlage. Weitere Informationen findest du im Video Effiziente Meetings mit intelligentem Protokollmanagement (extern).

Ziel des Moduls

Ziel der Protokoll Module ist die Organisation, Protokollierung und Nachverfolgung einer Besprechung.

Vorgehen

Vorbereitung: Agenda erstellen

Zur Vorbereitung der Besprechung baust du eine zentrale Agenda auf, die von allen Teilnehmern eingesehen und interaktiv ergänzt werden kann.

Während der Besprechung

Während der Besprechung werden in einer fortlaufenden Liste Beschlüsse protokolliert, Arbeitsaufträge definiert und delegiert. So entfällt eine aufwändige Nachbereitung.

Nach der Besprechung: Nachverfolgung

Zur Nachverfolgung gibt dir das Modul einen guten Überblick über erledigte und offene Aufgaben und Maßnahmen. Inhalte vergangener Besprechungen kannst du jederzeit einsehen – so gehen keine Informationen verloren.

Modul-Elemente

Besprechung anlegen

Beim Anlegen einer Besprechung werden deren Rahmendaten abgefragt. Dazu gehören:

Name der Besprechung
Angaben zu Zeit und Ort
Teilnehmerkreis
Typischer Ablauf und Kurzbeschreibung des Inhalts

Agenda mit Besprechungspunkten füllen

Im Anschluss kannst du die Agenda mit Besprechungspunkten und Aufgaben anlegen:

Wähle Eintrag hinzufügen. Der jeweilige Autor wird automatisch hinterlegt.
Lege fest, ob der Besprechungspunkt eine Information, eine Aufgabe oder einen Beschluss darstellt.
Konfiguriere den Besprechungspunkt:
- Einzelnen Personen zuweisen
- Einen Zieltermin definieren
- Zu informierende Personen eintragen
- Priorisierung festlegen
Relevante Dokumente an diesen Besprechungspunkt anhängen

Besprechungspunkte bearbeiten

Wenn ein Besprechungspunkt gespeichert ist, können Teilnehmer diesen kommentieren. Jede Änderung wird automatisch protokolliert.

Nachdem du einen Besprechungspunkt erledigt hast, schließt du ihn durch Abhaken.

Besprechungspunkte verschieben (für wiederkehrende Besprechungen)

Nutzt du das Modul für wiederkehrende Besprechungen, können Punkte hinzugefügt, bearbeitet oder abgehakt werden. Das bestehende Protokoll wird weitergeführt. Unerledigt Aufgaben verbleiben im Protokoll und können erneut besprochen werden.

Du kannst Protokollpunkte in jedes andere Protokoll innerhalb des Protokoll Moduls verschieben – zum Beispiel wenn ein Punkt aus deinem Team-Meeting an den Führungskreis weitergegeben werden soll. Diese Funktion findest du unter Eintrag verschieben nach. Dies gilt für alle Aufgaben innerhalb eines Moduls.

Besprechung abschließen

Eine Besprechung wird – wie im Prozessmodul – über die Statusänderung im Freigabeworkflow gelöscht oder archiviert.

Rechtemanagement

Das Protokoll Modul ist auf maximale Transparenz ausgelegt: Jeder Nutzer kann standardmäßig alle Protokolle sowie Besprechungsinhalte sehen und bearbeiten.

Die Zugriffsberechtigungen kannst du für jede Besprechung individuell festlegen. Wähle dazu den Button Geschütztes Protokoll im Seitenkopf. Bei geschützten Besprechungen können nur die Teilnehmer zugreifen.

Mögliche Anpassungen

Im Protokoll Modul sind keine zwingenden Anpassungen notwendig. Zusätzliche Informationen werden über die Modul Konfiguration mit weiteren Feldern hinzugefügt.