Tipps zur Gestaltung von Inhalten im Q.wiki - Prozessbeschreibung vs. Arbeitsanweisung

Geändert am Do, 2 Apr um 4:13 NACHMITTAGS

Gute Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen sind das Rückgrat eines funktionierenden Managementsystems. In diesem Artikel lernst du, wie du Inhalte im Q.wiki strukturierst, welche Vorlage du wann nutzt und wie du ein „Kochrezept" – also eine gut aufgebaute Prozessbeschreibung – schreibst.

6 Grundlagentipps

Ziel klar definieren: Überlege dir zuerst, wen du mit der Beschreibung erreichen möchtest. Sind es Experten oder Menschen, die neu im Thema sind? Ist der Prozess kompliziert oder eher simpel? Je nachdem passe den Detailgrad der Beschreibung an.
Passenden Detailgrad wählen: Geh nur so tief ins Detail, wie nötig. Ein einfacher Ablauf braucht weniger Details, während ein fehleranfälliger Prozess mehr Informationen benötigt. Die Beschreibung sollte den Arbeitsalltag bereichern und nicht nur externen Anforderungen genügen.
Prozessorientiertes Wissensportal erstellen: Wenn du Q.wiki als Wissensportal nutzen willst, ist es wichtig, nicht nur zu sagen, was zu tun ist, sondern vor allem wie. Erkläre die Schritte klar, wie in einem Kochrezept, und verknüpfe die Schritte mit allen wichtigen Informationen und „Zutaten", die für die Durchführung des Prozesses notwendig sind (Dokumente, Links etc.).
Dezentral gestalten: Gib allen Mitarbeitenden im Unternehmen die Freiheit, Informationen und neue Erkenntnisse hinzuzufügen. So wird die Dokumentation lebendig und passt sich den aktuellen Gegebenheiten und Bedürfnissen schnell an.
Flexibel anpassen: Halte die Beschreibung flexibel, damit sie sich an neue Anforderungen anpassen lässt. Eine starre Beschreibung kann schnell unbrauchbar werden. Stichpunkte sind einfacher zu ergänzen als langatmige und grammatikalisch aufwendige Fließtexte.
Warum-Frage eher vernachlässigen: Die Frage „Warum ist es zu tun?" ist oft nicht so wichtig. Sie spielt meist nur bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender eine Rolle. Viel wichtiger: Wie geht das? Formuliere aktiv. Schreibe „Mitarbeiter schulen" und nicht „Durchführung Mitarbeiterschulung". Das vermittelt das Ziel eines Prozessschrittes eindeutig und verhindert so Missverständnisse.

Das Wichtigste in Kürze

Gut zu wissen: Eine gute Prozessbeschreibung dokumentiert die Regelfälle. Sie ist klar, relevant und passt sich den aktuellen Geschehnissen im Unternehmen an.

✓	Stichpunkte, kein Fließtext
?	Was tue ich? – Aktive Formulierung in 3–5 Wörtern
→	Wie tue ich es? – So viele Details wie nötig, so wenig Details wie möglich
?	Unterlagen und Systeme verlinken
?	Verantwortlich kann immer nur eine Rolle sein
⚙	Prozessorientiert gestalten

Prozessbeschreibung vs. Arbeitsanweisung

Beide Vorlagen haben ihren Platz im Q.wiki. Welche du wählst, hängt von der Art und dem Umfang der Tätigkeit ab:

Prozessbeschreibung	Arbeitsanweisung
Übergreifender Ablauf mit mittlerem Detaillierungsgrad in den einzelnen Teilprozessschritten	Eng gefasster Ablauf mit hohem Detaillierungsgrad in den einzelnen Arbeitsschritten (Schritt für Schritt / Klick für Klick-Anweisung)
Wechselnde Verantwortlichkeiten häufig vorkommend, aber nicht zwangsweise	Von einer Person durchzuführen – keine wechselnden Verantwortlichkeiten
Zeitlich nicht zwingend zusammenhängende Tätigkeit über einen langen Zeitraum	Zeitlich zusammenhängende Tätigkeit über begrenzten Zeitraum

Wie schreibst du ein „Kochrezept" im Q.wiki?

Nutze die Vorlage „Prozessbeschreibung" und strukturiere den Inhalt in drei Spalten – wie ein Kochrezept mit Anleitung, Zutaten und Verantwortlichkeiten:

1. Spalte: Beschreibung der Schritte

Hier beschreibst du die einzelnen Prozessschritte stichpunktartig:

Verlinkung des vor- bzw. nachgelagerten Prozesses als ersten und letzten Tabellenpunkt
Detaillierung der Teilprozessschritte
- Stichpunktartig modelliert
- Angereichert mit Erfahrungswerten der Mitarbeitenden
Abweichungen vom Ist-Prozess und spontane Verbesserungsvorschläge kommentieren oder als Änderungsvorschlag direkt einbringen

2. Spalte: Arbeitsmittel und Unterlagen

Hier verlinkst du alle notwendigen Dokumente und Systeme:

Input: < (das Pfeilchen geht „in den Prozessschritt rein")
Output: > (das Pfeilchen geht „aus dem Prozessschritt raus")

Hochzuladende Unterlagen im Q.wiki:

E-Mail-Vorlagen
Vorlagen (z. B. Formulare in Word, Excel, PowerPoint etc.)
Checklisten

Wichtig: Was darf nicht in Q.wiki? „Lebende" Dokumente (Kundendokumente, ausgefüllte Vorlagen etc.). Diese gehören in einen Ordner in dein Dateiablagesystem (z. B. der SharePoint-Ordner, in dem das Dokument zu finden ist – dieser soll verlinkt werden).

3. Spalte: Verantwortliche und Mitwirkende

Definiere klar, wer für welchen Schritt verantwortlich ist:

Eindeutig definierte Verantwortlichkeit in Form einer Rolle
- Keine Namen eintragen, sondern Rollenbeschreibung (z. B. Leiter Einkauf)
- Rollenkonzept erarbeiten – ermöglicht zentrale Pflege der Rolleninhaber
Weitere beteiligte Rollen unter „Mitwirkend" eintragen
Vorteil: Schnittstellen werden sehr schnell sichtbar
- Optimierungen können erkannt werden
- Risiken können minimiert werden

Strukturierung und Templatewahl im Q.wiki (Video)

Dieses Video zeigt dir praxisnah, wie du Q.wiki strukturierst, die richtigen Templates wählst und dein humanzentriertes Managementsystem nachhaltig aufbaust und pflegst: